Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä on Riihimäen kaupungin alueellinen työllisyysjaosto.

Sen postiosoite on PL 125, 11101 Riihimäki, puhelinnumero 019 758 4000 (vaihde) ja sähköpostiosoite kirjaamo@riihimaki.fi.

Rekisteristä vastaava viranhaltija

Rekisteristä vastaava viranhaltija on Etelä-Hämeen työllisyysalueen työllisyysjohtaja Pekka Voutilainen. Hänen sähköpostiosoitteensa on pekka.voutilainen@riihimaki.fi ja puhelinnumeronsa 040 592 9069.

Rekisterin yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää Etelä-Hämeen työllisyysalueen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista, lähetä viestisi sähköpostiosoitteeseen asiakaspalvelu@ehtapalvelut.fi tai soita puhelinnumeroon 019 758 4010. Jos edustat yritystä tai työnantajaa, lähetä viestisi sähköpostiosoitteeseen yrityspalvelut@ehtapalvelut.fi tai soita puhelinnumeroon 019 758 4020. Etelä-Hämeen työllisyysalueen postiosoite on Temppelikatu 2, 11100 Riihimäki.

Riihimäen kaupungin tietosuojavastaavan sähköpostiosoite on tietosuoja@riihimaki.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn peruste on rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite. Henkilötietoja käsitellään julkisten työvoimapalvelujen järjestämiseksi ja toteuttamiseksi sekä niiden tehtävien hoitamiseksi, jotka on säädetty laissa työvoimaviranomaiselle.

Tilanteesta tai palvelusta riippuen henkilötietojasi käsitellään jollain seuraavista perusteista:

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6. artiklan 1 a -kohta: rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.
• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6. artiklan 1 c -kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6. artiklan 1 e -kohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 9. artiklan 2. momentin a-kohta: rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa kyseisten henkilötietojen käsittelyyn yhtä tai useampaa tiettyä tarkoitusta varten.

Anonymisoituna tietoja voidaan käyttää myös rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnittelu-, kehittämis- ja tilastointitarpeisiin.

Työvoimaviranomaisen toimintaa ohjaavat seuraavat lait ja asetukset:

• laki työvoimapalveluiden järjestämisestä (23.3.2023/380),
• työttömyysturvalaki (1290/2002),
• laki kotoutumisen edistämisestä (14.4.2023/681),
• laki kuntouttavasta työtoiminnasta (189/2001),
• sosiaalihuoltolaki (1301/2014),
• laki työllistymisen monialaisesta edistämisestä (23.3.2023/381),
• laki nuorista työntekijöistä (19.11.1993/998),
• laki sosiaaliturvajärjestelmien yhteensovittamista koskevan Euroopan unionin lakisäädännön soveltamisesta (352/2010),
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 679/2016),
• laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999),
• tietosuojalaki (1050/2018),
• laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019).

Rekisterin tietosisältö

Etelä-Hämeen työllisyysalueen asiakasrekisteri sisältää asiakkaan yksilöinti- ja yhteystietoja, neuvontaa ja palvelua koskevia tietoja sekä muita rekisteriin muodostuvia tietoja.

Asiakasrekisteri sisältää seuraavia asiakkaan yksilöinti- ja yhteystietoja:

• henkilötunnus, nimi, kutsumanimi, sukupuoli, osoite, puhelinnumerot, kotikunta, äidinkieli, asiointikieli, osoitteen mahdollinen turvakielto, sähköposti, pseudonyymi asiakastunnus ja muut tarpeelliset yhteystiedot,
• palvelutarve,
• työ- ja toimintakykyyn liittyvät tiedot,
• asiakaspalveluun liittyvät asiakirjat ja asiointitiedot,
• suunnitelmat,
• palvelu- ja maksupäätökset ja niiden tiedoksianto,
• asiakkaan itse tuottama tai tarjoama tieto,
• suostumukset ja muut valinnat,
• koulutus, työhistoria ja ammattitiedot,
• tiedot koulutus- ja työtarjouksista ja esittelyistä työnantajille.

Asiakasrekisteri sisältää seuraavia neuvontaa ja palvelua koskevia tietoja:

• ajanvaraus- ja käyntitiedot,
• palvelun järjestämiseen liittyvät tiedot,
• asiakkaalle lähetettävät tiedotteet, kutsut ja uutiskirjeet,
• lausunnot,
• asiakkaan antamat todistukset.

Asiakasrekisteri sisältää seuraavia muita rekisteriin muodostuvia tietoja:

• asiakkuuden tilastotapahtumat,
• palvelun laskutustiedot,
• palvelun maksajaa ja maksun määräytymistä koskevat tiedot,
• järjestelmän käytöstä syntyvät lokitiedot.

Rekisteritietojen ylläpitojärjestelmät

Asiantuntijan Työmarkkinatori

Asiantuntijan Työmarkkinatori eli A-TMT on KEHA-keskuksen ylläpitämä työvoimapalvelujen asiakastietojärjestelmä. Siellä ylläpidetään seuraavia rekisteritietoja:

henkilötunnus, nimi, sukupuoli, osoite, puhelinnumero, kotikunta, äidinkieli, asiointikieli, kansalaisuus, turvakielto, sähköposti, pseudonyymi asiakastunnus, palvelutarve, työ- ja toimintakykyyn liittyvät tiedot, asiakaspalveluun liittyvät asiakirjat ja asiointitiedot, suunnitelmat, asiakkaan itse tuottama tai tarjoama tieto, suostumukset ja muut valinnat, koulutus-, työhistoria ja ammattitiedot, työvoimapoliittiset lausunnot, tiedotteet ja selvityspyynnöt, asiakkaan tapaamiset, asiakkaan kanssa pidetty yhteydenpito sekä muut tarpeelliset yhteystiedot.

Yleinen avustusjärjestelmä

Yleistä avustusjärjestelmää eli YA-TE:tä ylläpitää KEHA-keskus. Siellä ylläpidetään seuraavia rekisteritietoja:

henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumero, kotikunta, päätös- ja maksatustiedot sekä muut tarpeelliset yhteystiedot.

Ajanvarausjärjestelmä Remote

Ajanvarausjärjestelmä Remotessa ylläpidetään pseudonyymiä asiakastunnusta. Remotea ylläpitää Vireum Oy. Asiantuntijan Työmarkkinatorista siirtyy tietoja Remoteen. Järjestämislaissa säädettyjä henkilötietoja saa tallentaa Remoteen. Näiden henkilötietojen osalta Etelä-Hämeen työllisyysalue vastaa rekisterinpitäjän velvollisuuksista järjestämislain 13. luvun mukaisesti.

Vireum Oy:n rekisteri- ja tietosuojaseloste. (Vireum.fi.)

Typpi

Typpi-järjestelmä on KEHA-keskuksen ylläpitämä työvoimanpalvelukeskuksien järjestelmä. Siellä ylläpidetään seuraavia rekisteritietoja:

henkilötunnus, nimi, kutsumanimi, sukupuoli, osoite, puhelinnumerot, kotikunta, äidinkieli, asiointikieli, siviilisääty, osoitteen mahdollinen turvakielto, sähköposti, pseudonyymi asiakastunnus, palvelutarve, työ- ja toimintakykyyn liittyvät tiedot, asiakaspalveluun liittyvät asiakirjat ja asiointitiedot, suunnitelmat, asiakkaan itse tuottama tai tarjoama tieto, suostumukset ja muut valinnat ja koulutus-, työhistoria ja ammattitiedot sekä muut tarpeelliset yhteystiedot.

Koulutusportti

Koulutusporttia ylläpitää KEHA-keskus. Koulutusportissa ylläpidetään seuraavia rekisteritietoja:

henkilötunnus, nimi, kutsumanimi, sukupuoli, osoite, puhelinnumerot, kotikunta, äidinkieli, asiointikieli, koulutus-, työhistoria ja ammattitiedot sekä muut tarpeelliset yhteystiedot

Manuaalinen materiaali

Etelä-Hämeen työllisyysalue säilyttää asiakirjoja toimintayksiköissään valvotuissa tiloissa tai lukittavissa kaapeissa. Työllisyysalue siirtää arkistoidut asiakirjat toimialan sähköiseen arkistoon. Arkistoinnin jälkeen työllisyysalue tuhoaa paperiset asiakirjat.

Henkilötietojen tietolähteet

Työllisyysalue saa henkilötietoja asiakkaalta itseltään tai hänen antamistaan asiakirjoista. Lakiin perustuen tai asiakkaan yksilöidyllä suostumuksella Etelä-Hämeen työllisyysalue voi tarvittaessa kerätä ja saada tietoja ja asiakirjoja muun muassa myös seuraavista tietolähteistä:

• hyvinvointialue,
• Digi- ja väestötietoviraston väestötietojärjestelmä (VTJ),
• Kela,
• asiakkaan nimeämät yksityishenkilöt,
• työnantaja,
• työ- ja koulutuskokeilupaikka,
• kuntouttavan työtoiminnan paikka,
• työhönvalmentaja,
• ostopalvelun tuottaja,
• kuntoutuslaitos,
• eläkelaitos,
• eläketurvakeskuksen työsuhderekisteri,
• koulutusorganisaatiot,
• Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä (YTJ),
• työttömyyskassat.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Etelä-Hämeen työllisyysalue luovuttaa tietoja yhteistyökumppaneille, jotka ovat osallisina rekisteröidylle tarjottavan palvelun suunnittelussa tai toteuttamisessa. Rekisteröidylle tarjottava palvelu perustuu aina toimittajan kanssa solmittuun sopimukseen. Mikäli palveluntarjoaja on henkilötietojen rekisterinpitäjä, tietosuojaseloste löytyy palvelun omalta verkkosivustolta.

Etelä-Hämeen työllisyysalue voi luovuttaa tietoja eteenpäin eri viranomaisille, jos siihen on lainsäädännöllinen peruste. Työllisyysalue voi luovuttaa asiakasta koskevia tietoja laissa tarkoitettujen tehtävien hoitamiseen, jos salassapitosäännökset tai muut tiedon saantia koskevat rajoitukset eivät estä sitä. Mikäli tietojen luovutukselle ei ole laissa erikseen säädettyä perustetta, työllisyysalue luovuttaa tietoja eteenpäin vain asiakkaan suostumuksella.

Työllisyysalue luovuttaa palkkatuetun työsuhteen tietoja KEHA-keskukselle KEHA-keskuksen edellyttämässä laajuudessa. Työllisyysalue luovuttaa määräaikaisten työllisyyshankkeiden asiakastietoja hankerahoittajille hankerahoittajien edellyttämässä laajuudessa.

Anonymisoitua tietoa käytetään tilastointiin ja tutkimukseen.

Rekisterissä olevien tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja ylläpitojärjestelmä

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan Riihimäen kaupungin tiedonohjaussuunnitelmalla sekä tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Tietoja käsittelee Etelä-Hämeen työllisyysalueen kuntien ja kaupunkien henkilöstö, jolla on työnsä puolesta siihen peruste. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Henkilötietojen säilytysaika

Riihimäen kaupunki ja Etelä-Hämeen työllisyysalue säilyttävät henkilötiedot asiakassuhteen ajan sekä neljä (4) vuotta sen päättymisen jälkeen, pois lukien poikkeustapaukset, kuten kirjanpitovelvoitteisiin liittyvät velvoitteet sekä perintätoimiin liittyvät tarpeet. Jos henkilötietoja sisältävät asiakirjat täytyy sisällyttää osaksi kirjanpitoa tai ovat maksuliikenteen perusteena, Riihimäen kaupunki ja Etelä-Hämeen työllisyysalue säilyttävät tietoja vähintään kuusi (6) vuotta kirjanpitokauden päättymisestä. Jos asiakirjoja tarvitaan perintätoimiin, säilytysaika voi olla pisimmillään 20 vuotta.

Rekisteröidyn yleiset oikeudet

Sinulla on oikeus saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä ja tarkistaa, mitä tietoja sinusta on tallennettu rekistereihin. Jos tiedoissasi on virheitä, sinulla on oikeus vaatia niiden oikaisemista tai täydentämistä. Lisäksi sinulla on oikeus vaatia tarpeettomien henkilötietojesi poistamista.

Ohje omien asiointitietojen tarkistamiseen. (Työmarkkinatori.fi.)

Muut mahdolliset rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista ja oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.

Jos epäilet, että tietojesi käsittelyssä on rikottu sitä koskevaa lainsäädäntöä, voit saattaa asian valvontaviranomaisen käsiteltäväksi.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki.
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki.
Sähköposti: tietosuoja@om.fi.
Puhelinvaihde: 029 566 6700.
Kirjaamo: 029 566 6768.